Mal schnell einen Newsletter versenden?

Wir durften schon einige Unternehmen beim Thema Newsletter unterstützten. Da die Nachfrage nun wieder etwas steigt möchten wir hiermit einen Einblick in die Einrichtung eines passenden Tools, der Gestaltung, den Versand eines Newsletter und die Analyse geben.

Auswahl der passenden Umgebung

Die meisten Newsletter  Tools sind sehr simpel, funktionell und intuitiv. Einige bieten auch eine WordPress-Schnittstelle zur Einbindung eines Anmeldeformulars auf der Webseite und einen damit verbundenen direkten Adressenimport in das Newsletter-Tool an.

Weitere Faktoren bei der Auswahl des passenden Tools sind natürlich auch der geplante Versandrhytmus, sowie die vorhandene und die zu erwartende Adressenmenge. Diese Parameter sind bei den meisten Tools entscheidend, ob die Basis-Version ausreichend ist oder in ein kostenpflichtiges Paket investiert werden muss.

Einrichtung

Die technische Einrichtung in Form der Einrichtung des Accounts im gewählten Tool, der Verknüpfung mit der Webseite sowie der Domain.

Der eigentliche Mailversand wird durch das Newslettertool abgewickelt. Wenn der Mailserver des Kunden eine Mail von “mailjet.com” bekommt, wo als Absender “newsletter@rechnerherz.at” drinnensteht, wird er skeptisch und stuft die Mail als Spam ein. Um das abzuwenden, muss die eigene Domain – z.B. rechnerherz.at – so eingerichtet werden, dass “mailjet.com” als Mailserver akzeptiert wird.

Dies wird über zwei DNS-Einträge erreicht, DKIM und SPF. Dies kann üblicherweise über das Verwaltungsinterface des Hosters gemacht werden. Hier findet man eine Beispiel-Anleitung dazu.

Die korrekte Einrichtung kann man im Tool selbst überprüfen. Den Erfolg sieht man auch im Spam-Score von https://www.mail-tester.com/ (siehe unten).

Erst wenn alles erfolgreich eingerichtet wurde kann der erste Versand durchgeführt werden.

Gestaltung

Für die Gestaltung automatisierter E-Mails, wie Anmeldebestätigung usw. wie auch für die Gestaltung des Newsletters an sich werden bei den meisten Tools sehr intuitive Box-Builder angeboten. Bei diesen stehen verschiedene Bild, Text und sonstige Gestaltungsmodule zur Verfügung, welche mittels einfachem Ziehen an die gewünschte Position (Drag & Drop) platziert werden können.

Weiters stellen die meisten Tools auch diverse Designvorlagen kostenlos bzw. kostenpflichtig zur Verfügung. Diese können dann laut dem Unternehmensdesign mit Farben, diversen Schriftformatierungen usw. angepasst werden.

Worauf man bei der Gestaltung achten sollte

Das richtige Verhältnis zwischen Bild und Text ist wichtig, um den Newsletter möglichst attraktiv zu gestalten. Jedoch muss dabei darauf geachtet werden, dass die Bilder meist bei der ersten Ansicht des Newsletters in der Inbox des Empfängers nicht angezeigt werden. Dafür müssen die Bilder mit einem Klick runtergeladen werden oder der Adressat wechselt in die Web-Ansicht des Newsletters.

links vor dem download der Bilder  –  rechts Bilder werden nach download bzw. in der WebVersion angezeigt

Mit Schrift-Styles lässt sich aber sehr gut arbeiten. So hat man die Möglichkeit den Newsletter gut zu strukturieren, sodass das Auge auch ohne Ansicht des Bildmaterials zu den wichtigsten Punkten geführt wird. Hier gilt aber, sowie immer – gut priorisieren! Wenn man vor lauter Überschriften, Farben und fett geschrieben Worten nicht mehr den Zusammenhang und die Message erfassen kann, sollte man es dringend reduzieren.

Dasselbe gilt aber auch für die Länge. Es lohnt sich, wenn man sich im Vorfeld gründlich über die Ziele klar wird, welche man mit dem Newsletter verfolgt. Ist das nicht definiert, kann der Inhalt nicht entsprechend strukturiert werden. Der Newsletter wird seinen Zweck verfehlen bzw. kann man zumindest den Erfolg bzw. Misserfolg nicht aussagekräftig messen. Somit nicht nachvollziehen, welche Handlungen wie oft gesetzt wurden und den Newsletter entsprechend bewerten bzw. weiter optimieren.

Nicht vergessen – Impressum, und Abmeldelink

Fixpunkte, welche man bei der Gestaltung in jedem Fall mit einplanen muss sind das Logo, das Impressum des Unternehmens und einen Abmeldelink. Sodass sich der Adressat direkt über den erhaltenen Newsletter abmelden kann, wenn er/sie das möchte. Alles andere ist wie vorher beschrieben abhängig von den gesetzten Zielen. Ja nach dem ob auf aktuelle Aktionen, neue Produkte oder informative Beiträge aufmerksam gemacht werden soll.

Der richtige Mix macht’s. Wird beispielweise ein Onlineshop betrieben, dann könnte man drei der neuesten Artikel präsentieren, auf eine aktuelle Aktion aufmerksam machen und abschließend auf drei informative Artikel hinweisen. Die Aufmerksamkeitsspanne ist damit im Regelfall ausgeschöpft. Will der Adressat mehr über das Präsentierte wissen, sollte im Idealfall mit einem gut ersichtlichen Link auf die Webseite weitergeführt werden.

verschiedenste Tools zur Gestaltung und zum Versand einen Newsletters 

Der Versand

Hat man nun das Tool, alle nötigen Maßnahmen auf der Webseite eingerichtet und den ersten Newsletter gestaltet, will man den natürlich rauschießen. Aber bevor der erste Newsletter bei Interessierten im Postfach landet gilt es noch einiges zu beachten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Wenn für die Adressen, an die gesendet werden soll eine Einwilligung zum Erhalt eines Newsletters abgegeben haben, kann es direkt mit den Vorbereitungen zum Versand weitergehen. Falls diese Einwilligung jedoch nicht vorliegt, dürfen laut DSGVO an diese Adressen kein Newsletter versendet werden. Auch wenn diese bereits Kunde des versendeten Unternehmens sind? Kann man denen nicht einfach eine Anmelde-Email schicken?

Nun, unser Kunde Knyrim Trieb Rechtsanwälte OG beschreibt dies so:

Die Kontaktaufnahme via E-Mail hingegen sollte hinsichtlich der Bestandskunden durch § 107 Abs 3 TKG regelmäßig legitimiert und somit rechtmäßig sein. Diese Bestimmung gilt allerdings dann nicht, wenn mit dem E-Mail-Empfänger kein Vertragsverhältnis besteht oder bestand und keine gültige Einwilligung vorliegt. Hinsichtlich der „Kunden, die es noch werden möchten“, könnte die Kontaktaufnahme als unzulässiges SPAM qualifiziert werden. Die postalische Kontaktaufnahme (im Gegensatz zur elektronischen E-Mail) sollte hingegen jedenfalls durch ein überwiegend berechtigtes Interesse (iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) legitimiert sein, sofern den Informationspflichten im Sinne des Art 12 ff DSGVO nachgekommen wird (vgl dazu Scheichenbauer, Dako 2/2018, S 36 ff).

Laut DSGVO muss man nachweisen können, dass potentielle Adressaten DSGVO-konform in den Erhalt eingewilligt haben. Wie man nun mit dem “alten” Adressstamm umgeht, ist im Einzelfall abzuklären. Die regelmäßige Information über ähnliche Produkte oder wichtige Neuigkeiten/Änderungen von Bestandskunden ist davon natürlich ausgenommen.

Gehen wir davon aus, es darf ein Newsletter gesendet werden

Dann ist es zu empfehlen vor dem finalen Versand einen Test-Versand zu starten. Die meisten Tools bieten diese Funktion an. Hier können ausgewählte Adressen definiert werden, welche den gestalteten Newsletter als Test-Mail erhalten. So können die Ansicht, alle Texte und Bilder nochmals kontrolliert und gegebenefalls angepasst werden.

Eine weitere Maßnahme, die man vorab noch ergreifen sollte wäre der Versand einen Test-Newsletters an ein Analysetool. Hier wird der Newsletter auf Herz und Nieren geprüft und es können noch Verbesserungen vorgenommen werden. Als Beispiel: bei mail-tester.com funktioniert das sehr einfach, die angezeigte E-Mail Adresse wird als Testadresse im Newsletter-Tool definiert und der Test-Newsletter wird versendet. Sobald Mail-Tester den Newsletter erhalten hat wird eine übersichtliche Analyse angezeigt

Immerhin will man ja soweit wie möglich vermeiden, dass der schön gestaltete Newsletter im Spam Ordner landet.

Die Analyse

Ist der Versand abgeschlossen sollte man die Ergebnisse laufend beobachten. In den gängigen Newsletter-Tools werden die wichtigsten Daten meist übersichtlich angezeigt. Wieviele Newsletter wurden gesamt versendet, wieviele davon wurden konnten nicht zugestellt werden bzw. wurden blockiert, wie viele wurden eindeutig geöffnet und in wievielen konnten eindeutige Klicks verzeichnet werden. Wichtige Parameter um die Newsletter weiter zu optimieren und die Adressliste aktuelle und qualitativ zu halten.

Aber auch die Webseitenzugriffe sollten zu Bewertung des versendeten Newsletters herangezogen werden. Das kann Aufschluss darüber geben, wie sich die Besucher über den Newsletter auf der Webseite weiter verhalten haben.

Fazit

Wenn man einen Newsletter versenden möchte lohnt es sich, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Zielgruppe man ansprechend möchte und welches Ziel man mit dem Newsletter verfolgt. Sonst fällt es schwer, den Newsletter ansprechend zu gestalten und den Versand nachher entsprechend auszuwerten.